Importância da Comunicação

 

A COMUNICAÇÃO E SUAS FUNÇÕES

    A palavra comunicação deriva do latim communis que significa tornar comum. Comunicação é o processo em que a informação é transmitida e compreendida entre duas ou mais pessoas. Dessa forma, a comunicação pode ser entendida como a transmissão de informações e compreensão por meio do uso de símbolos, que podem ser verbais ou não-verbais.

    É por meio da comunicação que é possível a troca de informações de uma pessoa a outra, permitindo que elas compartilhem ideias, conhecimentos, sentimentos, fatos e mensagens. A comunicação é fundamental na aprendizagem organizacional, pois é por meio dela que o conhecimento penetra nas organizações e se dissemina entre todos os funcionários, e tem como funções principais nas organizações:

• Controle: as organizações possuem hierarquias e orientações formais que devem ser seguidas pelos funcionários; quando há a comunicação de problemas existentes no trabalho; quando devem ser obedecidas normas e procedimentos para a realização do trabalho;
• Motivação: quando a comunicação é utilizada para orientar sobre metas e resultados a serem alcançados; quando são passadas informações sobre o que se espera do trabalho de determinada pessoa, e como será feita a avaliação de seu desempenho;
• Expressão emocional: é a expressão de satisfação ou insatisfação demonstrada pelas pessoas;
• Informação: a comunicação proporciona informações necessárias para a tomada de decisões das pessoas e das equipes.

PROCESSO DE COMUNICAÇÃO

    A comunicação flui e segue um fluxo bem definido, e os problemas de comunicação ocorrem quando há desvios ou bloqueios neste fluxo.

   O emissor formula uma mensagem e a codifica em palavras, gestos e outros símbolos ou sinais. Depois a mensagem codificada é transmitida para o receptor por meio de um ou mais canais de comunicação (mídia). O receptor detecta a mensagem que chega e a decodifica em algo que faça sentido. Em condições ideais, o significado decodificado é o mesmo que o emissor teve a intenção de enviar.

    O processo de comunicação é formado por sete partes:

• fonte: a fonte inicia a mensagem pela codificação de um pensamento. A mensagem é produto físico codificado pelo emissor. Quando falamos, a mensagem é a fala; quando escrevemos, a mensagem é o texto escrito; quando gesticulamos, são os movimentos do corpo ou expressões faciais que são a mensagem;
• codificação: para transmitir a mensagem, seus símbolos precisam ser traduzidos de forma a ser transmitida de forma adequada por meio do canal de mensagem escolhido;
• canal: é a mídia por onde a mensagem é encaminhada, e é selecionado pelo emissor;
• decodificação: para que a mensagem seja recebida, seus símbolos precisam ser traduzidos de forma a serem compreendidos pelo receptor;
• receptor: sujeito a quem a mensagem é dirigida, é o destino final da comunicação; 
• retroação: quando a fonte de comunicação decodifica a mensagem que foi codificada e a mensagem é devolvida e determina se a compreensão foi ou não alcançada; 
• ruído: são os fatores que podem distorcer uma mensagem, e pode ocorrer em qualquer etapa do processo de comunicação.

CANAIS DE COMUNICAÇÃO

Comunicação escrita

    Neste tipo de comunicação pode-se incluir os memorandos, cartas, e-mails, jornais internos, informativos em murais e/ou qualquer outro meio de comunicação em que a linguagem escrita ou simbólica é utilizada para transmitir as informações, podendo ser guardadas por um longo período de tempo.

Comunicação via internet

• E-mail: é considerado como uma das formas mais rápidas e eficazes para a comunicação, uma vez que utilizada a Internet para a transmissão e recebimento das mensagens, textos e documentos, podendo ser acessada a qualquer hora de qualquer lugar. Um outro fator positivo do e-mail é que uma mesma mensagem pode ser enviada simultaneamente para milhares de pessoas;
• Intranet: são as redes internas e privadas em que o acesso é permitido somente às pessoas da organização;
• Extranet: redes para conectar o pessoal da organização com os principais fornecedores, clientes e parceiros estratégicos; 
• Videoconferência: permite que funcionários de uma empresa realizem reuniões interativas sem que seja necessário estarem no mesmo espaço físico, ou seja, permite que as reuniões sejam realizadas com as pessoas em lugares diferentes;
• Mídias sociais: mídias sociais como Facebook, Twitter e Linkedln transformaram o modo como as pessoas se comunicam em sociedade. Esse conteúdo gerado pelo usuário  consiste em conteúdo criativo publicado na Internet e produzido fora das rotinas e práticas profissionais. As mídias sociais possuem diversas funções, como, por exemplo, apresentar a identidade das pessoas, facilitar conversas, compartilhar informações, manter relacionamentos, entre outros. 

Comunicação não verbal

    Neste tipo de comunicação estão incluídos o movimento do corpo, a entonação da voz, a ênfase dada em algumas palavras, o distanciamento ou aproximação entre o emissor e o receptor. Há muitas diferenças entre a comunicação verbal e a comunicação não verbal, entre elas, a comunicação não verbal é menos limitada por regras do que a comunicação verbal. Outra diferença é que a comunicação verbal é consistente, enquanto a maior parte da comunicação não verbal é automática e inconsciente, pois normalmente há planejamento no que se irá dizer ou escrever, e quase nunca se planeja os gestos durante uma conversa. 

Comunicação em Equipes

 

    O trabalho em equipe exige uma grande comunicação, pois os seus membros dedicam grande parte do tempo a processar informações e discutir e solucionar problemas, e, por isso, é preciso compartilhar as informações em uma estrutura descentralizada para resolver de forma eficaz os problemas, sendo necessário um fluxo livre de comunicações em todas as direções.

   As reuniões são ferramentas importantes na comunicação organizacional, pois há o encontro de pessoas para discutir assuntos, resolver problemas ou tomar decisões que envolvam várias pessoas. São indicadas e utilizadas para alcançar diversos objetivos, entre eles:

• informações: transmissão de informações sobre assuntos e decisões a serem tomadas;
• consulta: conhecer a opinião das pessoas sobre determinado assunto ou problema, obter informações, sugestões;
• decisão: reunir diversas pessoas para a tomada de uma decisão;
• solução de problemas: pessoas com conhecimentos e especialidades diferentes podem contribuir para a solução de um problema que envolva diferentes áreas da organização;
• inovação: estimular a criatividade das pessoas, incentivando-as a apresentar ideias e sugestões criativas e inovadoras.

    "Uma comunicação eficaz proporciona informações importantes no processo de tomada de decisão, e transmite o conhecimento necessário que ajudará o indivíduo a organizar melhor o seu trabalho."