Importância da Comunicação

 

A COMUNICAÇÃO E SUAS FUNÇÕES

    A palavra comunicação deriva do latim communis que significa tornar comum. Comunicação é o processo em que a informação é transmitida e compreendida entre duas ou mais pessoas. Dessa forma, a comunicação pode ser entendida como a transmissão de informações e compreensão por meio do uso de símbolos, que podem ser verbais ou não-verbais.

    É por meio da comunicação que é possível a troca de informações de uma pessoa a outra, permitindo que elas compartilhem ideias, conhecimentos, sentimentos, fatos e mensagens. A comunicação é fundamental na aprendizagem organizacional, pois é por meio dela que o conhecimento penetra nas organizações e se dissemina entre todos os funcionários, e tem como funções principais nas organizações:

• Controle: as organizações possuem hierarquias e orientações formais que devem ser seguidas pelos funcionários; quando há a comunicação de problemas existentes no trabalho; quando devem ser obedecidas normas e procedimentos para a realização do trabalho;
• Motivação: quando a comunicação é utilizada para orientar sobre metas e resultados a serem alcançados; quando são passadas informações sobre o que se espera do trabalho de determinada pessoa, e como será feita a avaliação de seu desempenho;
• Expressão emocional: é a expressão de satisfação ou insatisfação demonstrada pelas pessoas;
• Informação: a comunicação proporciona informações necessárias para a tomada de decisões das pessoas e das equipes.

PROCESSO DE COMUNICAÇÃO

    A comunicação flui e segue um fluxo bem definido, e os problemas de comunicação ocorrem quando há desvios ou bloqueios neste fluxo.

   O emissor formula uma mensagem e a codifica em palavras, gestos e outros símbolos ou sinais. Depois a mensagem codificada é transmitida para o receptor por meio de um ou mais canais de comunicação (mídia). O receptor detecta a mensagem que chega e a decodifica em algo que faça sentido. Em condições ideais, o significado decodificado é o mesmo que o emissor teve a intenção de enviar.

    O processo de comunicação é formado por sete partes:

• fonte: a fonte inicia a mensagem pela codificação de um pensamento. A mensagem é produto físico codificado pelo emissor. Quando falamos, a mensagem é a fala; quando escrevemos, a mensagem é o texto escrito; quando gesticulamos, são os movimentos do corpo ou expressões faciais que são a mensagem;
• codificação: para transmitir a mensagem, seus símbolos precisam ser traduzidos de forma a ser transmitida de forma adequada por meio do canal de mensagem escolhido;
• canal: é a mídia por onde a mensagem é encaminhada, e é selecionado pelo emissor;
• decodificação: para que a mensagem seja recebida, seus símbolos precisam ser traduzidos de forma a serem compreendidos pelo receptor;
• receptor: sujeito a quem a mensagem é dirigida, é o destino final da comunicação; 
• retroação: quando a fonte de comunicação decodifica a mensagem que foi codificada e a mensagem é devolvida e determina se a compreensão foi ou não alcançada; 
• ruído: são os fatores que podem distorcer uma mensagem, e pode ocorrer em qualquer etapa do processo de comunicação.

CANAIS DE COMUNICAÇÃO

Comunicação escrita

    Neste tipo de comunicação pode-se incluir os memorandos, cartas, e-mails, jornais internos, informativos em murais e/ou qualquer outro meio de comunicação em que a linguagem escrita ou simbólica é utilizada para transmitir as informações, podendo ser guardadas por um longo período de tempo.

Comunicação via internet

• E-mail: é considerado como uma das formas mais rápidas e eficazes para a comunicação, uma vez que utilizada a Internet para a transmissão e recebimento das mensagens, textos e documentos, podendo ser acessada a qualquer hora de qualquer lugar. Um outro fator positivo do e-mail é que uma mesma mensagem pode ser enviada simultaneamente para milhares de pessoas;
• Intranet: são as redes internas e privadas em que o acesso é permitido somente às pessoas da organização;
• Extranet: redes para conectar o pessoal da organização com os principais fornecedores, clientes e parceiros estratégicos; 
• Videoconferência: permite que funcionários de uma empresa realizem reuniões interativas sem que seja necessário estarem no mesmo espaço físico, ou seja, permite que as reuniões sejam realizadas com as pessoas em lugares diferentes;
• Mídias sociais: mídias sociais como Facebook, Twitter e Linkedln transformaram o modo como as pessoas se comunicam em sociedade. Esse conteúdo gerado pelo usuário  consiste em conteúdo criativo publicado na Internet e produzido fora das rotinas e práticas profissionais. As mídias sociais possuem diversas funções, como, por exemplo, apresentar a identidade das pessoas, facilitar conversas, compartilhar informações, manter relacionamentos, entre outros. 

Comunicação não verbal

    Neste tipo de comunicação estão incluídos o movimento do corpo, a entonação da voz, a ênfase dada em algumas palavras, o distanciamento ou aproximação entre o emissor e o receptor. Há muitas diferenças entre a comunicação verbal e a comunicação não verbal, entre elas, a comunicação não verbal é menos limitada por regras do que a comunicação verbal. Outra diferença é que a comunicação verbal é consistente, enquanto a maior parte da comunicação não verbal é automática e inconsciente, pois normalmente há planejamento no que se irá dizer ou escrever, e quase nunca se planeja os gestos durante uma conversa. 

Comunicação em Equipes

 

    O trabalho em equipe exige uma grande comunicação, pois os seus membros dedicam grande parte do tempo a processar informações e discutir e solucionar problemas, e, por isso, é preciso compartilhar as informações em uma estrutura descentralizada para resolver de forma eficaz os problemas, sendo necessário um fluxo livre de comunicações em todas as direções.

   As reuniões são ferramentas importantes na comunicação organizacional, pois há o encontro de pessoas para discutir assuntos, resolver problemas ou tomar decisões que envolvam várias pessoas. São indicadas e utilizadas para alcançar diversos objetivos, entre eles:

• informações: transmissão de informações sobre assuntos e decisões a serem tomadas;
• consulta: conhecer a opinião das pessoas sobre determinado assunto ou problema, obter informações, sugestões;
• decisão: reunir diversas pessoas para a tomada de uma decisão;
• solução de problemas: pessoas com conhecimentos e especialidades diferentes podem contribuir para a solução de um problema que envolva diferentes áreas da organização;
• inovação: estimular a criatividade das pessoas, incentivando-as a apresentar ideias e sugestões criativas e inovadoras.

    "Uma comunicação eficaz proporciona informações importantes no processo de tomada de decisão, e transmite o conhecimento necessário que ajudará o indivíduo a organizar melhor o seu trabalho." 

Metodologias ágeis: o que são e qual a vantagem de implantá-las em um negócio?

 

    Um dos principais desafios de começar um projeto, seja ele relacionado a um produto, um software ou qualquer outra coisa, é conseguir uma execução bem feita e que a entrega final seja coerente com aquilo que foi proposto inicialmente. E foi justamente para facilitar a gestão de projetos que as empresas têm apostado na chamada metodologia ágil.

   As metodologias ágeis vem sendo uma opção para muitas equipes de tecnologia para deixar o trabalho mais eficiente e assertivo. Neste artigo, vamos falar um pouco sobre os métodos ágeis e trazer os benefícios e os principais tipos usados no dia a dia das empresas.

O QUE SÃO METODOLOGIAS ÁGEIS

    As metodologias ágeis surgiram para resolver problemas comuns a quase toda a gestão de projetos de uma equipe ou empresa, como etapas de produção longas e sem entregas definidas, falta de comunicação entre as equipes, desalinhamento entre colaboradores e clientes entre outros.

    Diferente dos modelos tradicionais, as metodologias ágeis têm a função de aprimorar ciclos de desenvolvimento de um produto ou serviço com o objetivo de realizar entregas bem definidas, focando na melhoria dos processos e no alinhamento da equipe. Com métodos ágeis, fica mais simples identificar erros durante a execução do projeto, e a equipe ganha ainda mais flexibilidade para fazer adaptações e evitar que os problemas afetem o resultado final.

COMO SURGIU O MÉTODO ÁGIL?

    Em 2001, um grupo de 17 pessoas se reuniram para debater sobre novas abordagens de gestão de projetos, criando o revolucionário Manifesto para Desenvolvimento Ágil de Software, onde oficializam a existência das metodologias e seus princípios característicos. O manifesto se baseia em 4 pilares:

• Adaptabilidade e flexibilidade: responder a mudanças é mais que seguir um plano.
• Alinhamento de expectativas e colaboração: a colaboração com o cliente e com os membros do projeto é mais que a negociação de contratos.
• Comunicação: indivíduos e interação são mais que processos e ferramentas.
• Praticidade: Softwares em funcionamento são mais que documentação abrangente.

AS VANTAGENS DE UTILIZAR MÉTODOS ÁGEIS

    Quando você trabalha com métodos ágeis ao invés de utilizar as abordagens tradicionais de gestão de projetos, você tem um melhor alinhamento com o cliente e com o time e uma rápida resolução de problemas e conflitos que podem aparecer durante o processo. Além disso, trabalhar com métodos ágeis garante economia de recursos, consequência das execuções mais eficientes e entregas mais assertivas.

    Outra vantagem que o método ágil oferece é a flexibilidade de propor alternativas para chegar a uma melhor solução, garantindo um resultado final de alta qualidade.

OS PRINCIPAIS TIPOS DE MÉTODOS ÁGEIS

    Existem algumas ferramentas para gestão de projetos desenvolvidas com base nos princípios do Manifesto Ágil. Algumas delas nasceram antes mesmo da criação do manifesto de 2001, como o Scrum, criado em 1995.

    A recomendação para quem quer estudar o desenvolvimento ágil de projetos é procurar cursos de especialização que abordam uma visão abrangente das áreas de conhecimento de gestão de projetos e planejamento estratégico. 

SCRUM

    O Scrum é um dos métodos ágeis mais populares e muitas vezes confundido com o conceito da metodologia em si. Para trabalhar com esse método, o principal é que você entenda todos os pontos positivos e negativos da sua equipe e que tenha papéis bem definidos para cada um dos envolvidos. É importante que exista um representante do projeto, uma pessoa que vai criar uma lista de prioridades, conhecida como backlog, para garantir que a entrega apresente bons resultados.

    Na prática, o método Scrum funciona criando sprints (ciclos), que são os intervalos de tempo de desenvolvimento. Ao final de cada ciclo, o time valida tudo que foi desenvolvido, e só depois disso que iniciam o próximo sprint.

LEAN

    O método Lean, traduzido como “enxuto”, se tornou bastante conhecido entre as StartUps. Ele é o método mais indicado para projetos reduzidos e mais objetivos. Um de seus principais focos é identificar e eliminar desperdícios dentro de um projeto ou de uma organização.

    Nessa abordagem, a empresa consegue reduzir custos de trabalho, diminuir a complexidade das tarefas, melhorar as entregas, aumentar a produtividade da equipe e compartilhar informações de forma mais clara.

    O método Lean é constituído por três passos:

• construir;
• medir;
• aprender.
• Kanban

    

    O KANBAN é um dos métodos mais simples e, assim como o Scrum, muito popular entre as empresas. Se você gosta de trabalhar com checklists e de ter uma ótima visão do projeto que está sendo desenvolvido por sua equipe, vai gostar de trabalhar com este sistema.

    O objetivo do Kanban é organizar o projeto de forma visual e, para trabalhar com este método, você precisa basicamente criar um quadro físico ou virtual e dividi-lo em três partes, da seguinte forma:

• TO DO: todas as tarefas que precisam ser realizadas.
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• DOING: todas as tarefas que estão sendo realizadas.
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• DONE: todas as tarefas que já foram finalizadas, entregues e aprovadas.
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É preciso que haja um acompanhamento constante das tarefas para que o sistema funcione adequadamente.

SMART

A metodologia Smart é uma excelente alternativa de criar objetivos mais reais e possíveis de serem atingidos. Para este tipo de metodologia ágil funcionar, a equipe precisa ter consciência dos princípios da Smart, que são indicados pelas letras do seu nome.

• S – Specific: sua meta precisa ser clara e específica. Ela deve atingir um ponto de cada vez e não abrir margem para interpretações equivocadas.
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• M – Measurable: sua meta precisa ser mensurável e quantificável, pois objetivos numéricos e exatos provam a eficiência do projeto.
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• A – Attainable: as metas que você define devem ser desafiadoras, porém alcançáveis.
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• R – Relevant: na hora de definir suas metas, busque por pontos relevantes para o resultado final do processo.
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• T – Time-related: defina um prazo máximo para o projeto ser entregue, assim, você evita a procrastinação entre sua equipe.

Liderança e Motivação

 

LIDERANÇA ORGANIZACIONAL

    A liderança pode ser entendida como a habilidade em influenciar os outros a alcançar objetivos organizacionais, individuais ou pessoais.

    O líder deve ser capaz de lidar com as mudanças em um ambiente altamente competitivo e de grandes transformações, estando sempre envolvido em inspirar, persuadir e motivar os outros a realizar mudanças que se fizerem necessárias. 

    A liderança influencia, motiva e capacita as pessoas a contribuírem para a eficácia e o sucesso organizacional. Essa definição possui dois componentes fundamentais:

- os líderes motivam os outros por meio da persuasão e outras técnicas de influência, usando suas habilidades de comunicação, recompensas e outros recursos para estimular a coletividade e conquistar objetivos desafiadores;

- os líderes organizam o ambiente de trabalho para que os funcionários atinjam os objetivos organizacionais com mais facilidade. 

 

LIDERANÇA E SEUS ESTILOS 

    Os estilos de liderança mais comumente presentes nas organizações são o autocrática, democrática e o liberal.

PERSPECTIVAS DA LIDERANÇA NAS ORGANIZAÇÕES 

     A liderança pode ser organizada em quatro perspectivas mais importantes, sendo a de competência, comportamental, de contingência e transformacional.

1. PERSPECTIVA DE COMPETÊNCIA

    Líderes eficazes possuem características pessoais específicas que levam ao desempenho superior, e as principais delas são:

• personalidade: lideres eficazes se sentem à vontade tendo um papel influente na sociedade, e determinam para si metas mais elevadas, sentindo-se motivados a alcançá-las;
• autoconceito: se definem e tem consciência de que são eficazes e confiantes;
• compulsão: motivação interna para perseguir os seus objetivos e estimular as demais pessoas a fazer o mesmo;
• integridade: sinceridade e coerência entre palavras e ações; honestidade e conduta ética são características muito importante nos líderes eficazes;
• motivação para a liderança: líderes eficazes se sentem motivados a liderar as outras pessoas, e desejam o poder como meio de realizar os objetivos organizacionais;
• conhecimento do negócio: possuem conhecimento do ambiente do negócio em que atuam;
• inteligência cognitiva e prática: possuem uma capacidade superior para analisar uma série de alternativas e oportunidades complexas;
• inteligência emocional: são capazes de perceber e expressar emoções, compreender e raciocinar com emoção e regular a emoção em si mesmos e nos outros.

2. PERSPECTIVA COMPORTAMENTAL

    Essa perspectiva é formada por dois grupos, sendo o de liderança orientada para as tarefas, que inclui comportamentos que definem e estruturam funções de trabalho; e o orientado para pessoas.

Os líderes são orientados para tarefas quando delegam trabalho e esclarecem as responsabilidades, estabelecem prazos e metas, avaliam e fornecem opiniões sobre a qualidade do trabalho, estabelecem procedimentos de trabalho bem definidos e planejam as futuras atividades de trabalho. 

Os líderes são orientados para pessoas quando demonstram interesse nos outros como pessoas, ouvem os funcionários, tornam o local de trabalho mais agradável, elogiam os funcionários pelo seu trabalho e consideram as necessidades dos funcionários. 

3. PERSPECTIVA DA CONTINGÊNCIA

    Nessa perspectiva,  estilo de liderança mais adequado depende da situação, e o estilo de liderança do caminho-objetivo preza que os líderes eficazes asseguram que quem tem bom desempenho deve receber recompensas mais valorizadas do que os que tem menor desempenho. Esse estilo de liderança destaca quatro estilos de liderança, a saber:

• diretivo: nesse tipo de liderança o líder esclarece os objetivos de desempenho, os meios de alcançá-los e os padrões de comparação do desempenho, e também inclui o uso sensato de recompensas e ações disciplinares; 
• apoiador: o líder é amigável e acessível, torna o trabalho mais prazeroso, trata os funcionários com respeito e mostra preocupação com as necessidades e o bem-estar deles;
• participativo: incentivam e facilitam o envolvimento dos subordinados nas decisões que vão além de suas atividades de trabalho normais;
• orientado para realizações: enfatiza os comportamentos que incentivam os funcionários a atingirem seu desempenho.

    No estilo caminho-objetivo, os líderes são capazes de escolher o estilo comportamental mais adequado para cada situação. 

4. PERSPECTIVA TRANSFORMACIONAL 

    É considerada a mais popular das perspectivas de liderança, e considera que os líderes eficazes são agentes da mudança na unidade de trabalho ou na organização, que criam, comunicam e modelam uma visão compartilhada da equipe ou organização e inspiram os seguidores a lutarem por essa visão. 

COMPETÊNCIAS, HABILIDADES E ATITUDES DE UM LÍDER

    A liderança é a capacidade para catalisar os esforços do grupo, objetivando atingir ou superar os objetivos organizacionais, formando parcerias, estimulando o trabalho e o desenvolvimento da equipe com um clima motivador. Entre os conhecimentos, habilidades e atitudes dentro de um processo de liderança, pode-se citar:

HABILIDADES

• Consegue manter a equipe comprometida com resultados e metas;
• Cria um clima de entusiasmo e envolvimento;
• Tem facilidade para convencer o grupo a seguir suas orientações;
• Obtém a atenção e o respeito das pessoas;
• Acompanha e participa do andamento dos trabalhos, colocando-se disponível caso haja necessidade;
• Adota palavras de estímulo, reconhecendo resultados e desempenho;
• Avalia e, se necessário, reorienta as ações, obtendo a colaboração das pessoas;
• Age com foco nas atividades e projetos das equipes na busca dos objetivos organizacionais.

CONHECIMENTOS

• Apoia, acompanha, orienta, delega e treina;
• Do próprio trabalho;
• Do negócio e da empresa como um todo;
• Funções principais de liderança;
• O que se espera de uma liderança.

ATITUDES:

• Tem respeito pelas pessoas;
• Demonstra satisfação e entusiasmo com os resultados obtidos pela equipe;
• Valoriza o resultado e as metas;
• Incentiva o desenvolvimento e aprendizagem das pessoas.

     Por meio de uma liderança eficaz é possível criar um clima de trabalho saúdavel, na qual haja entre todos os membros da equipe leadade, confiança, participação e comunicação. A consequência de tudo isso será maior integração entre todos, maior produtividade e pessoas trabalhando mais motivadas e valorizadas. 

    Muitas são as as opções para motivar as pessoas, muitos programas motivacionais são aplicados dentro das organizações, mas, para que uma pessoa se mobilize a realizar determinada tarefa, ela precisa ter interesse e estar realmente motivada para tal, pois isso satisfaz uma de suas necessidades importantes. Há várias teorias que explicam a motivação, e cada uma expressando uma maneira especial de enxergar o ser humano. 

    Uma das teorias mais lembradas quando se fala em motivação é a Teoria das Necessidades de Maslow, apresentada  por Abraham Maslow em 1943. Para Maslow, à medida em que uma necessidade ou desejo é satisfeito, aparece um outro para ocupar o seu lugar. O modelo integra a lista de necessidades em uma hierarquia de cinco categorias básicas (da inferior para a superior), sendo:

• fisiológicas: necessidade de comida, ar, água, abrigo, etc.;
• segurança: necessidade de segurança e estabilidade;
• pertencimento/amor: necessidade de interação e afeto com outras pessoas;
• estima: necessidade de autoestima e estima/status social;
• autorrealização: necessidade de sucesso pessoal e concretização do próprio potencial.  

    Para Maslow, as pessoas são motivadas simultaneamente por várias necessidades primárias, mas a fonte mais forte é a necessidade mais baixa não satisfeita no momento. 

    Enfim, cada indivíduo possui sua personalidade, diferenças, preferências e peculiaridades, e, dessa forma, cada um tem seu próprio processo motivacional. 

    É papel do líder conseguir identificar os norteadores de comportamento dos integrantes de sua equipe, de modo a conseguir extrair o máximo e o melhor desempenho de cada um, tanto para a produtividade organizacional quanto para a satisfação e motivação da equipe.